Automatyzacja procesów i dokumentów

Dokumenty, raporty i oferty, które robią się same

Automatyzujemy pracę back office: obieg faktur, przygotowanie ofert, raportowanie i przepisywanie danych między systemami. Twój zespół zajmuje się wyjątkami — a nie całą resztą.

Znajdź swoje automatyzacje Zobacz jak pracujemy
15+
Lat doświadczenia
EU & US
Obsługiwane rynki
Tylko eksperci
Bez juniorów w projektach
AI+
Szybsza realizacja
Problem

Gdzie uciekają godziny

Większość firm nie ma problemu z technologią — ma problem z powtarzalnością. Drodzy ludzie robią pracę, którą powinna robić maszyna.

Twój zespół robi robotę robota

Przepisywanie danych między systemami, zmiany nazw plików, gonienie za potwierdzeniami mailem. Wykwalifikowani ludzie spędzają godziny na zadaniach o tym samym schemacie, codziennie.

Procesy żyją w głowach ludzi

Jedna osoba wie, jak „naprawdę” działa fakturowanie. Kiedy jest na urlopie, proces też jest. Pomnóż to przez całą firmę — i wzrost staje.

Próby, które nie zostały

Ktoś już próbował: makro, wtyczka, obiecujące demo. Potem przyszły wyjątki i brak połączenia z narzędziami, których ludzie naprawdę używają — i wszystko wróciło do ręcznej pracy.
Co robimy

Co automatyzujemy

Traktujemy automatyzację jak inżynierię, nie magię: oszczędności policzone per proces, produkcyjna jakość, człowiek tam, gdzie potrzebny jest osąd.

Obieg faktur i dokumentów

Faktury, zamówienia i umowy same trafiają do systemu: dane odczytane, sprawdzone z zamówieniem, zaksięgowane. Do człowieka trafiają tylko wyjątki.

Ofertowanie

Oferta składa się z cennika, historii podobnych zleceń i danych klienta — w godzinę zamiast dnia. Handlowiec poprawia i wysyła, zamiast pisać od zera.

Raportowanie

Raporty, które ktoś dziś skleja z trzech systemów i Excela, generują się same i zawsze z aktualnych danych. Koniec z „wersją ostateczną v7”.

Przepisywanie danych między systemami

Łączymy narzędzia, których już używacie — ERP, CRM, e-mail, arkusze — tak, żeby dane płynęły same, bez człowieka-kuriera pośrodku.

Wdrożenie, które zostaje

Monitoring, obsługa wyjątków, dziennik zmian. Różnica między ładnym demo a automatyzacją, na której operacje polegają codziennie.
Case study
ten sam zespół
obsługuje rosnący wolumen faktur

Platforma flotowa, obieg faktur

W firmie zarządzającej flotami faktury przychodziły PDF-ami: ktoś je dzielił, ktoś inny przepisywał dane do systemu, a błędy wychodziły dopiero przy rozliczeniach. Zautomatyzowaliśmy cały obieg — dokumenty dzielą się i odczytują same, a zespół widzi tylko przypadki wymagające decyzji. Wolumen rośnie, zatrudnienie przy fakturach nie.

Obieg fakturWyjątki do człowiekaIntegracja z systemem
Jak to działa

Od audytu do działających automatyzacji

Zacznij mało, udowodnij wartość, skaluj — jedyny rollout automatyzacji, który działa.

01

Audyt procesów

Mapujemy procesy-kandydatów i szeregujemy je według oszczędności, ryzyka i nakładu. Wybierasz z krótkiej listy z realnymi liczbami.
02

Pilot na jednym procesie

Jeden proces, zautomatyzowany od początku do końca, na produkcji, z metrykami. Dowód przed skalą.
03

Rollout

Rozszerzamy na kolejne procesy, łączymy systemy i uczymy Twój zespół obsługi automatyzacji.
04

Monitoring i rozwój

Dashboardy, alerty i comiesięczne przeglądy. Automatyzacje działają dalej, gdy Twój biznes się zmienia.
Efekty

Co zyskujesz

  • Godziny ręcznej pracy mniej — co tydzień
  • Mniej błędów — dane sprawdzane, nie przepisywane
  • Oferty i raporty w godziny, nie dni
  • Procesy, które skalują się bez dodatkowych etatów
“Obieg faktur, który zajmował dwóm osobom trzy dni, teraz przelatuje w nocy, a wyjątki lądują w jednej skrzynce.”
Magda Lewandowska CFO, grupa poligraficzna
FAQ

Częste pytania

Który proces zautomatyzować najpierw?

Audyt szereguje kandydatów według oszczędności, ryzyka i nakładu, a pierwszym wyborem jest zwykle wysokowolumenowy, regułowy proces z ludzkim wąskim gardłem. Wybierasz z krótkiej listy z liczbami.

Nasze narzędzia są stare. Automatyzacja i tak zadziała?

Stare narzędzia to właśnie powód, dla którego automatyzacja się zwraca. Sklejamy systemy przez to, co oferują: API, pliki, bazy, a gdy nie ma nic innego, nawet automatyzację na poziomie interfejsu.

Co się dzieje, gdy automatyzacja trafi na błąd?

Walidacja łapie złe dane, wyjątki trafiają do człowieka, a wszystko jest logowane. Automatyzacja, która zawodzi po cichu, jest gorsza niż żadna, więc nasze tak nie robią.

Potrzebujemy do tego AI, czy wystarczą skrypty?

Wybieramy najtańszą rzecz, która działa. Sporo procesów potrzebuje deterministycznej integracji, nie modelu, a audyt mówi, który jest który.

Zastanawiasz się, co warto zautomatyzować?

Opisz jeden bolesny proces. Powiemy szczerze, czy automatyzacja się zwróci — i ile by kosztowała.

Znajdź swoje automatyzacje
albo napisz bezpośrednio: hello@udb.pl