Ewidencja zabiegów w zeszycie, a audyt GlobalG.A.P. za trzy tygodnie

Sadpol prowadzi trzysta czterdzieści hektarów sadów jabłoniowych i dostarcza owoce do dwóch sieci handlowych. Obie wymagają certyfikatu GlobalG.A.P., a certyfikat wymaga ewidencji.

Skąd się brał problem

Każdy zabieg ochrony roślin trzeba zapisać: data, kwatera, preparat, dawka, warunki pogodowe, karencja, kto wykonywał. Zapisywało się to w zeszycie w traktorze, bo tam się to robi, i raz na kilka tygodni przepisywało do arkusza w biurze.

Przepisywanie zabierało całe wieczory, zwłaszcza w sezonie, kiedy zabiegów jest najwięcej, a czasu najmniej. Przed audytem zaczynała się trzytygodniowa robota: zebrać zeszyty, uzupełnić luki z pamięci, zestawić z fakturami za środki ochrony, przygotować wydruki.

Poważne były dwa ryzyka. Pomyłka w karencji oznacza zbiór z kwatery, z której jeszcze nie wolno zbierać, a w najgorszym razie utratę certyfikatu albo wycofanie partii. Drugie: przy reklamacji z sieci trzeba było odtworzyć, z której kwatery pochodzi konkretna paleta, a bez spójnego rejestru bywało to niewykonalne.

Co zbudowaliśmy

Zapis zabiegu w sadzie. Operator wybiera kwaterę, preparat i dawkę na telefonie, w miejscu wykonania. Pogoda zaciąga się automatycznie z najbliższej stacji.

Odczyt etykiety środka. Zdjęcie opakowania wystarczy, żeby system podstawił preparat, jego substancję czynną i okres karencji. Przepisywanie nazw z etykiety było jednym z głównych źródeł błędów.

Pilnowanie karencji. Kwatera, z której nie wolno jeszcze zbierać, jest oznaczona na liście i w planie zbiorów. Ostrzeżenie pojawia się przed zbiorem, nie po.

Śledzenie partii. Paleta ma powiązanie z kwaterą i datą zbioru. Reklamacja z sieci prowadzi do konkretnej kwatery w kilka minut.

Zestawienie na audyt. Raport w układzie wymaganym przez jednostkę certyfikującą, generowany z danych, które już są.

Efekt po pierwszym sezonie

Przygotowanie do audytu zajęło dwa dni zamiast trzech tygodni, bo nie było czego przepisywać.

Zniknęły wieczory nad arkuszem, bo zapis powstaje tam, gdzie wykonuje się zabieg. Na tym polega cała różnica. Ostrzeżenia o karencji zadziałały cztery razy w sezonie; każdy z tych przypadków wcześniej skończyłby się zbiorem z kwatery objętej zakazem.

Czego nie udało się zautomatyzować

Zabiegi wykonywane przez firmy zewnętrzne nadal wymagają ręcznego wprowadzenia, bo podwykonawcy pracują na własnych dokumentach. Próbowaliśmy czytać ich raporty automatycznie, ale przy czterech firmach i czterech formatach skończyło się to na większej liczbie poprawek niż oszczędności.