Protokoły odbioru wracały z budowy po trzech tygodniach. Faktury razem z nimi

Budmax buduje obiekty handlowe i magazynowe jako generalny wykonawca. Osiemdziesiąt osób na etatach, około czterdziestu podwykonawców na czynnych kontraktach.

Skąd się brał problem

Odbiór robót od podwykonawcy wyglądał tak: kierownik budowy szedł z podwykonawcą po obiekcie, spisywał zakres i uwagi na formularzu, obaj podpisywali. Potem formularz jechał do biura w teczce kierownika, czasem tego samego dnia, czasem po dwóch tygodniach, bo kierownik miał trzy budowy i był w biurze raz na jakiś czas.

W biurze ktoś przepisywał protokół, zestawiał go z kosztorysem i dopiero wtedy szła faktura. Średnio dwadzieścia trzy dni od odbioru do wystawienia faktury.

To problem finansowy, nie administracyjny. Firma kredytowała budowę pieniędzmi, które mogła mieć trzy tygodnie wcześniej. Przy kilku kontraktach naraz robi się z tego poważna dziura w przepływach. Do tego dochodziły spory o zakres. Podwykonawca twierdził, że zrobił więcej, a jedynym dowodem był odręczny zapis na pomiętym formularzu.

Co zbudowaliśmy

Odbiór na telefonie, na budowie. Kierownik otwiera pozycje z kosztorysu, zaznacza wykonane, dopisuje uwagi i robi zdjęcia. Podwykonawca podpisuje palcem na ekranie.

Praca bez zasięgu. W budowanej hali magazynowej internetu nie ma i to reguła, nie wyjątek. Aplikacja działa offline i wysyła wszystko, gdy złapie sieć.

Zdjęcia przypięte do pozycji. Nie do protokołu jako całości, tylko do konkretnej pozycji kosztorysu. Przy sporze widać, co dokładnie było zrobione w dniu odbioru.

Przekazanie do rozliczenia. Zatwierdzony protokół idzie do systemu finansowego bez przepisywania.

Efekt po trzech miesiącach

Od odbioru do faktury mijają dwa dni zamiast dwudziestu trzech. Pieniądze wracają do firmy trzy tygodnie wcześniej i przy tej skali to największy zysk z całego wdrożenia.

Spory o zakres nie zniknęły, ale zmieniły charakter. Rozmowa przy zdjęciu z datą i podpisem kończy się szybciej niż rozmowa o tym, co kto pamięta.

Czego nie udało się zautomatyzować

Zestawienie protokołu z kosztorysem nadal wymaga człowieka tam, gdzie zakres odbiega od pozycji kosztorysowych – a na budowie odbiega często. System przygotowuje propozycję, decyzję podejmuje kosztorysant.