Procedury, których nikt nie czytał, bo leżały w segregatorze

Każda firma, która przechodzi audyt jakości albo bezpieczeństwa pracy, ma komplet procedur. Pytanie brzmi, czy ktokolwiek poza działem jakości o nich wie.

Co się działo wcześniej

Typowy układ wygląda tak: instrukcje stanowiskowe w segregatorze, aktualna wersja na dysku sieciowym, poprzednia wersja wydrukowana i powieszona na hali, a wiedza o tym, która jest która, w głowie jednej osoby. Szkolenia odnotowane w osobnym arkuszu. Zdarzenia potencjalnie wypadkowe zgłaszane ustnie i spisywane wtedy, gdy ktoś o nich pamięta.

Przy audycie wszystko to trzeba zebrać do kupy w dwa tygodnie. Gorzej, że między audytami nikt z tego nie korzysta, więc procedury opisują sposób pracy sprzed trzech lat, a hala pracuje inaczej.

Inosa, norweska firma doradcza, sprzedaje narzędzie, które ma to spiąć. My budujemy je razem z nimi od 2017 roku.

Co zbudowaliśmy

Dokumenty z wersjami. Instrukcja ma jedną obowiązującą wersję, widoczną dla wszystkich, z historią zmian. Pytanie „czy to jest aktualne” przestaje istnieć.

Zarządzanie kompetencjami. Kto jest przeszkolony, na czym i do kiedy ważne. Przy zmianie procedury widać, kto musi przejść szkolenie ponownie.

Zgłaszanie zdarzeń. Wypadek, zdarzenie potencjalnie wypadkowe albo niezgodność zgłasza się z telefonu, na miejscu, w chwili gdy się wydarzyło. Zgłoszenie trafia od razu do osoby odpowiedzialnej.

Przetwarzanie modeli i wizualizacja. Dokumentację techniczną pokazujemy w formie, która działa na ekranie, a nie tylko na wydruku A3.

Jak to zmienia pracę

Sens tego systemu nie leży w tym, że dokumenty są w chmurze. Leży w tym, że procedura, szkolenie i zdarzenie trzymają się razem.

Kiedy ktoś zgłosi, że przy jednej maszynie dwa razy w miesiącu zdarza się to samo, widać od razu, jaka procedura tego dotyczy i kto był na niej szkolony. Zmiana procedury automatycznie wskazuje listę osób do przeszkolenia. Bez tego każda z tych rzeczy siedzi w osobnym arkuszu i nikt ich ze sobą nie zestawia poza audytem.

Drugi efekt jest prostszy. Zgłoszenie z telefonu, które zajmuje minutę, po prostu powstaje. Zgłoszenie wymagające formularza na komputerze w biurze nie powstaje prawie nigdy.

Dlaczego zrobiliśmy to w ten sposób

Rozwijamy ten system od 2017 roku i to jest tu najważniejsza informacja. Przez ten czas zmieniały się przepisy, wymagania klientów i sposób pracy samego Inosy. Aplikacja, która ma wytrzymać tyle lat, musi dawać się zmieniać kawałkami. Stąd podział na moduły i wersja mobilna z tego samego kodu co webowa.

Wieloletni rozwój to też inny rodzaj współpracy niż projekt na pół roku. Zespół, który zna historię decyzji, nie przebudowuje co rok tego samego z powodu, który raz już został rozstrzygnięty.