Umowy flotowe, bonusy i faktury wyjęte z papierowego obiegu

Umowa flotowa to porozumienie z firmą, która kupuje samochody w większej liczbie. Producent ustala w nim warunki bonusowe, a klient kupuje przez sieć dealerską. Sprzedażowo to ma sens, administracyjnie jest koszmarem, bo każda umowa ma własne warunki, a rozliczenie biegnie przez trzy strony naraz.

Co się działo wcześniej

Proces był papierowy. Warunki ustalano w dokumencie, dokument krążył między producentem, dealerem i klientem, faktury akceptowano podpisem, a stan rozliczenia znał ten, kto akurat trzymał teczkę.

Trzy rzeczy kosztowały najwięcej. Czas obiegu, bo każda akceptacja to kilka dni przesyłki. Niepewność, bo nikt nie miał bieżącego obrazu, które faktury są zatwierdzone, a które czekają. I brak danych, bo zestawienie sprzedaży pod konkretną umowę trzeba było składać ręcznie z kilku źródeł.

Co zbudowaliśmy

Konfiguracja warunków bonusowych. Każdy klient flotowy ma własny zestaw warunków, ustawiany w systemie zamiast opisywany w załączniku do umowy.

Akceptacja faktur online. Faktura trafia do systemu i zatwierdza się ją tam, gdzie widać jej związek z umową. Obieg liczony w dniach roboczych zmienia się w obieg liczony w godzinach.

Podgląd statystyk. Bieżący stan realizacji umowy – ile kupiono, ile zostało do progu bonusowego.

Raporty sprzedaży dla klientów. Zestawienie wychodzi prosto z systemu, w tej samej postaci dla wszystkich, bez ręcznego składania przed każdą rozmową.

Sekcja z odpowiedziami na częste pytania. Dealerzy pytają w kółko o to samo, więc odpowiedzi siedzą w systemie obok procesu, którego dotyczą.

Jak to zmienia pracę

Wyjęcie obiegu z papieru daje dwa zyski i widać je w różnych miejscach firmy.

Pierwszy jest operacyjny i oczywisty: krótszy obieg akceptacji i mniej pracy przy przepisywaniu. Drugi jest sprzedażowy i mniej oczywisty. Kiedy handlowiec widzi w systemie, że klient jest dwanaście samochodów od progu bonusowego, ma konkretny powód do rozmowy. Wcześniej tę informację dało się wyliczyć, ale zwykle nikt tego nie robił, bo wymagała zebrania danych z kilku miejsc.

Dokładnych oszczędności po stronie klienta nie podajemy – nie zostały nam udostępnione.

Dlaczego zrobiliśmy to w ten sposób

W firmie działały już starsze aplikacje oparte o wcześniejsze pokolenie komponentów webowych i wymiana wszystkiego naraz nie wchodziła w grę. Nowy interfejs musiał więc współistnieć ze starym w jednym ekosystemie, zamiast go zastępować z dnia na dzień. To typowa sytuacja w dużych firmach: modernizacja działa tylko wtedy, gdy da się ją przeprowadzić kawałkami, bez zatrzymywania bieżącej pracy.