Wycena opakowania schodziła dwa dni. Klient czekał u konkurencji jeden

Polipack produkuje opakowania z tektury falistej dla przemysłu spożywczego i meblarskiego. Dwieście pięćdziesiąt osób, trzy linie produkcyjne, sprzedaż w Polsce i w Czechach.

Skąd się brał problem

Zapytanie ofertowe przychodziło mailem z wymiarami, nakładem, rodzajem nadruku i terminem. Żeby je wycenić, trzeba było policzyć rozkrój arkusza, zużycie tektury, czas przezbrojenia maszyny i koszt farby, a potem dodać marżę zależną od klienta i nakładu.

Robił to jeden technolog, w arkuszu, który rozrósł się przez dwanaście lat do postaci zrozumiałej wyłącznie dla niego. Wycena schodziła dwa dni, a przy jego urlopie cztery. Konkurencja odpowiadała następnego dnia.

Najgorsze było jednak to, że wszystko wisiało na jednym człowieku. Dlaczego przy nakładzie poniżej tysiąca sztuk dolicza się konkretną kwotę, wiedział tylko on.

Co zbudowaliśmy

Odczyt zapytania. System wyciąga z maila i z załączników wymiary, nakład, rodzaj tektury i parametry nadruku, i układa je w formularz.

Silnik wyceny z jawnymi regułami. Wszystkie reguły z arkusza spisaliśmy i nazwaliśmy. Dopłata za krótką serię, narzut za nietypowy rozkrój, rabat progowy – każda z nich jest teraz regułą, którą da się przeczytać i zmienić bez przebudowy całości.

Uzasadnienie kwoty. Obok ceny widać, z czego się składa. Handlowiec potrafi odpowiedzieć klientowi na pytanie „dlaczego tyle”, nie dzwoniąc do technologa.

Oferta w PDF. Wycena staje się ofertą w firmowym szablonie jednym kliknięciem.

Efekt po trzech miesiącach

Odpowiedź na standardowe zapytanie wychodzi w kwadrans, a nie po dwóch dniach. Przy zapytaniach nietypowych technolog nadal liczy ręcznie, ale ma ich kilkanaście miesięcznie zamiast dwustu czterdziestu.

Drugi efekt jest ważniejszy i trudniej go zmierzyć. Reguły wyceny przestały być wiedzą jednej osoby. Są spisane, widoczne i zarząd może je zmienić. Przy podwyżce cen tektury zmiana wchodzi w jednym miejscu i obowiązuje od następnej wyceny.

Czego nie udało się zautomatyzować

Wyceny z nietypowym rozkrojem albo niestandardowym uszlachetnieniem nadal wymagają technologa. Próbowaliśmy je ująć w reguły, ale reguł wychodziło więcej niż przypadków, więc odpuściliśmy. Automatyzacja opłaca się tam, gdzie coś się powtarza, i tylko tam.