Hodowca zamawia paszę o piątej rano, a nie w godzinach pracy biura

Hodowca bydła planuje dzień wokół obrządku, nie wokół godzin pracy działu obsługi klienta. Decyzja o zamówieniu paszy zapada przy porannym karmieniu, kiedy widać, ile zostało w silosie. O siódmej rano nikt w biurze dostawcy nie odbiera telefonu.

Co się działo wcześniej

Zamówienia szły telefonem i faksem, w godzinach pracy biura. Hodowca dzwonił, pracownik zapisywał, potem przepisywał do systemu. A ponieważ w hodowli większość zamówień się powtarza, ta sama rozmowa wracała co dwa tygodnie, z tym samym składem i tą samą ilością.

Reklamacje działały tak samo. Zgłoszenie szło ustnie, ktoś je notował, a odpowiedź wracała po kilku dniach. Przy sporze o partię paszy nie zawsze dało się odtworzyć, kiedy dokładnie zgłoszenie wpłynęło.

Bröring, niemiecki dostawca pasz, chciał z tego zrobić proces, w którym przy każdym powtórzeniu nie musi pośredniczyć człowiek.

Co zbudowaliśmy

Dwie aplikacje na jednej bazie: webową dla administracji dostawcy i mobilną dla hodowców.

Składanie zamówienia. Katalog pasz z cenami obowiązującymi dla danego odbiorcy, zamówienie składane z telefonu, o dowolnej porze.

Powtarzanie zamówień. Poprzednie zamówienie powtarza się jednym ruchem, z możliwością korekty ilości. W takich systemach korzysta się z niej najczęściej, bo odpowiada temu, jak naprawdę wygląda cykl zakupowy.

Podgląd bieżących zamówień. Status, termin dostawy i skład – bez telefonu z pytaniem „czy jutro przyjedzie”.

Reklamacje i kontakt zwrotny. Zgłoszenie składane w aplikacji, z datą i treścią zapisaną po obu stronach.

Rozliczenia i dostawy. Hodowca widzi swoje faktury i historię dostaw w tym samym miejscu, w którym zamawia.

Jak to zmienia pracę

U dostawcy znika przepisywanie. Zamówienie złożone przez hodowcę trafia do systemu w takiej postaci, w jakiej je złożył, więc nie ma miejsca na pomyłkę przy przenoszeniu z kartki. Obsługa klienta zajmuje się wyjątkami zamiast powtórkami.

U hodowcy zmienia się dostępność. Zamówienie można złożyć wtedy, kiedy podejmuje się decyzję, czyli przy silosie o piątej rano, a nie cztery godziny później, kiedy już się o tym zapomniało.

Nie mamy od klienta danych o wolumenie zamówień przed wdrożeniem i po nim. Mechanizm jest jednak znany z każdego kanału samoobsługowego: część zamówień, które wcześniej odkładano „na potem”, powstaje od razu.

Dlaczego zrobiliśmy to w ten sposób

Wersja mobilna powstała z tego samego kodu co webowa, a nie jako osobny produkt. Przy dwóch niezależnych aplikacjach każda zmiana cennika albo zasad zamawiania musiałaby zostać wykonana dwa razy i prędzej czy później rozjechałyby się ze sobą. Aplikacja działa też przy słabym zasięgu, co w gospodarstwie poza miastem nie jest szczegółem technicznym, tylko warunkiem używalności.