Sieć aptek, w której każdy punkt pilnował zgodności po swojemu

Apteka działa w gęstej siatce wymagań: ewidencja czasu pracy, uprawnienia personelu, przyjęcia dostaw, dokumentacja, kontrole. Pojedynczy punkt radzi sobie z tym na zeszytach i arkuszach. Sieć kilkunastu punktów nie radzi sobie w ogóle, bo każdy z nich robi to inaczej.

Co się działo wcześniej

Każda apteka prowadziła swoją ewidencję po swojemu. Grafik w arkuszu, uprawnienia w segregatorze, dokumenty na komputerze w zapleczu. Centrala, chcąc sprawdzić cokolwiek przekrojowo, musiała poprosić kierowników o zestawienia i poczekać.

Najdroższe nie było samo zbieranie danych, tylko to, co działo się przy kontroli i przy zastępstwie. Kierownik z jednej apteki, który na tydzień przejmował inną, zaczynał od uczenia się cudzego sposobu prowadzenia papierów.

Co zbudowaliśmy

Zadania i ich pilnowanie. Czynności okresowe zakłada się raz, a potem widać, czy ktoś je wykonał, w którym punkcie i kiedy.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów. Dokumentacja dostępna z dowolnego punktu, z kontrolą tego, kto ma do czego dostęp. Zastępstwo przestaje oznaczać szukanie segregatora.

Spójna ewidencja czasu pracy. Jeden sposób rejestracji w całej sieci, zamiast kilkunastu wariantów tego samego arkusza.

Pilnowanie wymagań. Widok tego, co i gdzie jest spełnione, bez obdzwaniania kierowników punkt po punkcie.

Zarządzanie dostawami. Przyjęcia prowadzone w tym samym systemie co reszta, więc historia dostawy jest tam, gdzie jej szukają ludzie.

Jak to zmienia pracę

Zysk nie bierze się z tego, że dane są w komputerze. Bierze się z tego, że są takie same w każdym punkcie.

Przy jednolitej ewidencji zastępstwo kosztuje godzinę, a nie dzień. Kontrola w jednej aptece nie zaskakuje centrali, bo stan zgodności widać wcześniej. A porównanie dwóch punktów ma sens, bo liczby powstały w ten sam sposób.

Dla farmaceuty zmiana jest prostsza: dostęp do tego, czego potrzebuje, z miejsca, w którym akurat pracuje, zamiast z konkretnego komputera na zapleczu konkretnej apteki.

Dlaczego zrobiliśmy to w ten sposób

Przy danych pracowniczych i dokumentacji w ochronie zdrowia uprawnienia nie są dodatkiem, tylko fundamentem. System jest więc zbudowany wokół ról: kto widzi własny grafik, kto grafik całego punktu, a kto dane całej sieci. Dołożenie kolejnej apteki to kwestia konfiguracji, nie przebudowy – a to jest warunek, żeby taki system miał sens przy rosnącej sieci.