Spedytor przepisywał zlecenia z maili. Teraz sprawdza, co system przepisał

TransLine to spedycja krajowa z flotą sześćdziesięciu zestawów i stałą obsługą czterdziestu klientów przemysłowych. Zlecenia przychodzą tak, jak klientowi wygodnie: w treści maila, w PDF-ie z własnym układem, w arkuszu, czasem skanem.

Skąd się brał problem

Czterech spedytorów zaczynało dzień od skrzynki. Każde zlecenie trzeba było przeczytać, znaleźć w nim adres załadunku, adres rozładunku, datę, wagę, rodzaj towaru i warunki płatności, a potem wpisać to do systemu transportowego. Dwanaście minut na zlecenie, przy stu osiemdziesięciu zleceniach dziennie.

Bolały trzy rzeczy. Pierwsza to zwykła arytmetyka, czyli trzydzieści sześć godzin pracy tygodniowo na samo przepisywanie. Druga to błędy przy przepisywaniu kodów pocztowych, które kończyły się podstawieniem auta pod zły adres. Trzecia to opóźnienie – zlecenie z soboty czekało do poniedziałku, a klient w tym czasie dzwonił do konkurencji.

Co zbudowaliśmy

Odczyt zlecenia niezależnie od formy. System czyta treść maila, załączony PDF i arkusz, i wyciąga z nich te same pola. Klient nie musi zmieniać sposobu, w jaki wysyła zlecenia, i bez tego nic by nie zadziałało. Nikt nie przerobi swojego szablonu pod dostawcę.

Dopasowanie do kartoteki. Nazwę klienta, adresy i stawki system dopasowuje do rekordów, które już są w systemie transportowym. Nowy adres trafia do akceptacji zamiast zakładać duplikat.

Ekran potwierdzenia. Spedytor widzi gotowe zlecenie obok oryginalnego maila, z podświetlonymi polami, których system nie był pewien. Potwierdza albo poprawia.

Kolejka wyjątków. Zlecenia nietypowe – ładunek ponadgabarytowy, nowy klient, brak jednego z wymaganych pól – idą osobną ścieżką, do człowieka.

Efekt po trzech miesiącach

Obsługa jednego zlecenia zajmuje dwie minuty zamiast dwunastu, bo sprawdzanie jest szybsze niż przepisywanie. Zlecenia przychodzące po godzinach są gotowe do akceptacji o siódmej rano, a nie koło południa.

Spedytorzy nie zniknęli i nie o to chodziło. Robią to, czego system nie zrobi. Negocjują stawki, dzwonią przy opóźnieniach, układają trasy. Przy tej samej obsadzie firma przyjęła o jedną trzecią więcej zleceń, nie zatrudniając nikogo nowego.

Czego nie udało się zautomatyzować

Zlecenia od dwóch klientów, którzy wysyłają skany podpisanych formularzy ręcznie wypełnionych długopisem, nadal idą do człowieka. Rozpoznanie odręcznego pisma działa, ale nie na tyle pewnie, żeby podstawiać na tej podstawie auto. To jest typowa granica i lepiej ją przyjąć, niż udawać, że jej nie ma.