Co w obiegu faktur warto automatyzować, a co zostawić człowiekowi

Obieg dokumentów to najczęstszy pierwszy projekt AI w firmie i słusznie. Łatwo go policzyć, powtarza się codziennie, a niewiele przy nim ryzykujesz. Pod jednym warunkiem: że zautomatyzujesz właściwą część.

Rozłóż obieg na cztery etapy

Każdy dokument, który wpływa do firmy, przechodzi te same cztery kroki. W każdym z nich automatyzacja opłaca się inaczej.

1. Przyjęcie i rozpoznanie typu. Faktura kosztowa, zamówienie, potwierdzenie dostawy czy reklamacja. Tania, pewna, zwraca się od razu.

2. Odczyt danych. Kontrahent, numer, kwoty, pozycje, terminy. Dziś działa to na dowolnym układzie dokumentu, bez szablonu dla każdego dostawcy. Na typowym materiale skuteczność sięga 90–95%, przy czym te kilka procent zawsze zostaje.

3. Dopasowanie i kontrola. Czy faktura odpowiada zamówieniu, czy cena zgadza się z umową, czy dostawa faktycznie przyszła. Tu automatyzacja daje najwięcej, bo to najnudniejsza i najczęściej pomijana część.

4. Decyzja i zatwierdzenie. Czy płacimy. Tu automatyzacja powinna się zatrzymać.

Dlaczego granica biegnie między trzecim a czwartym krokiem

Nie z powodów technicznych. System spokojnie zatwierdzi fakturę i zrobi to szybciej niż człowiek.

Chodzi o odpowiedzialność. Zatwierdzenie faktury to decyzja o wydaniu pieniędzy firmy i ktoś musi za nią odpowiedzieć przed zarządem, audytorem i urzędem skarbowym. „System zatwierdził” nie przejdzie w żadnej z tych rozmów.

Jeden wyjątek sprawdza się dobrze. Automatyczne zatwierdzanie w wąskim, z góry opisanym korytarzu: faktura od stałego dostawcy, zgodna z zamówieniem co do grosza, poniżej progu kwotowego, z potwierdzoną dostawą. Reszta idzie do człowieka. W firmach produkcyjnych taki korytarz obejmuje zwykle połowę faktur kosztowych i jest to uczciwa połowa do oddania automatowi.

Co daje największą oszczędność

Najwięcej oszczędza dopasowanie, choć intuicja podpowiada odczyt.

Odczyt faktury oszczędza dwie, trzy minuty. Dopasowanie faktury do zamówienia i dostawy to praca, którą w wielu firmach robi się wyrywkowo albo wcale, bo zabiera za dużo czasu. Kiedy robi ją system przy każdej fakturze, wychodzą rzeczy, których wcześniej nikt nie widział: zafakturowane dostawy, które nie przyjechały, ceny inne niż w umowie, podwójnie wystawione dokumenty.

W firmie przyjmującej kilkaset faktur kosztowych miesięcznie taka kontrola wyłapuje zwykle kilka rozbieżności w miesiącu. Jedna potrafi być warta więcej niż roczne utrzymanie całego rozwiązania.

Co zmienia KSeF

Faktury w ustrukturyzowanej formie sprawiają, że przy fakturach krajowych etap odczytu zniknie. Dane przyjdą gotowe.

Projekty obiegu dokumentów nie tracą przez to sensu, przesuwa się tylko ich środek ciężkości. Cała wartość przechodzi na krok trzeci, czyli kontrolę i dopasowanie, bo tego KSeF nie zrobi. Zostają też wszystkie dokumenty, których KSeF nie obejmuje: zamówienia od klientów, potwierdzenia dostaw, dokumenty transportowe, reklamacje, specyfikacje.

Jeśli planujesz projekt wokół samego odczytu faktur krajowych, policz go na trzy lata, nie na jeden rok.

Pierwszy projekt, od którego warto zacząć

Nie faktury. Zacznij od dokumentu, który jest dla Was specyficzny i którego nie obsłuży produkt z półki: specyfikacji zamówienia od klienta, dokumentu transportowego od przewoźnika, protokołu od podwykonawcy.

Na fakturach kosztowych konkurujesz z gotowymi narzędziami za kilkaset złotych miesięcznie i trudno zbudować coś lepszego. Na dokumencie, który istnieje tylko w Waszej branży, nie konkurujesz z nikim.