Logistyka

Zlecenie, załadunek i faktura w jednym przepływie

Statusy z aut wracają do zlecenia, dokumenty z magazynu do rozliczenia, koszty przewoźników do ERP. Jedno wpisanie zlecenia zamiast trzech.

Porozmawiajmy o integracji Zobacz, co dostajesz
Kiedy to ma sens

Poznajesz swoje biuro?

To samo zlecenie wpisywane trzy razy

Do TMS, do WMS i do ERP. Trzy szanse na literówkę w numerze zlecenia i trzy wersje prawdy o tym samym transporcie.

Faktura czeka na CMR, który leży w aucie

Dostawa była w poniedziałek, dokument wraca w piątek, faktura wychodzi w następnym tygodniu. Termin płatności liczy się od wtedy.

Zamknięcie miesiąca to dwa dni uzgadniania

Eksport z TMS, eksport z ERP, arkusz z formułami. Dwie osoby szukają, dlaczego kwoty się nie zgadzają.

Co dostajesz

Siedem elementów, które składają się na integrację

Nie wymieniamy systemów, które działają. Łączymy je tak, żeby dane wpisane raz trafiały wszędzie, gdzie są potrzebne.

Szyna integracyjna

Kolejka komunikatów z ponawianiem. Gdy ERP nie odpowiada przez godzinę, nic nie ginie, dane dochodzą po wznowieniu.

Mapowanie danych

Kontrahenci, indeksy, jednostki i statusy z różnych systemów sprowadzone do jednego słownika. Raz ustalone, działa dla każdego komunikatu.

Synchronizacja zleceń i statusów

Zlecenie z TMS tworzy WZ w WMS, załadunek zamyka WZ, status z aplikacji kierowcy wraca do zlecenia.

Dokumenty przypięte do zlecenia

CMR, WZ, POD i zdjęcia z dostawy pod numerem zlecenia. Faktura może wyjść, gdy wpłynie POD, bez czekania na papier.

Rozliczenie przewoźników i kosztów

Koszty podwykonawców, opłaty drogowe i paliwo księgowane do właściwego zlecenia w ERP.

Monitor integracji

Każdy komunikat widoczny: przeszedł, czeka, odrzucony i dlaczego. Alert do osoby, która może to naprawić.

Dziennik zmian

Kto, kiedy i w którym systemie zmienił dane zlecenia. Do audytu i do wyjaśniania reklamacji.
AI w systemie

Co AI robi w integracji

Trzy lata temu takie funkcje wymagały działu data science. Dziś modele językowe czytają maile, dokumenty i zdjęcia, a my wbudowujemy je w system, który dla Ciebie robimy. Poniżej to, co ma sens w tym rozwiązaniu. Człowiek zatwierdza, AI przygotowuje.

Mapowanie pól z podpowiedzią

AI proponuje dopasowanie kontrahentów, indeksów i jednostek między systemami. Człowiek zatwierdza, system zapamiętuje.

Przykład „P.H.U. Kowalski” w TMS i „PHU KOWALSKI SP. Z O.O.” w ERP → jedna propozycja połączenia do kliknięcia

Dokumenty bez struktury do danych

Skan CMR, mail z awizacją, PDF zlecenia od klienta zamieniają się w komunikat w szynie, jak z API.

Przykład mail z awizacją dostawy → WZ w WMS i status w TMS bez przepisywania

Anomalie w przepływie

Nietypowa kwota, zdublowane zlecenie, brakujący status w łańcuchu. Alert przychodzi, zanim wyjdzie faktura.

Przykład dwa zlecenia z tym samym numerem referencyjnym klienta w godzinę → wstrzymanie drugiego do decyzji

Wyjaśnienie błędu integracji

Monitor opisuje zwykłym językiem, co poszło nie tak i co zrobić, zamiast pokazywać kod błędu.

Przykład „ERP odrzucił fakturę: kontrahent nie ma NIP w kartotece. Uzupełnij i kliknij ponów.”

Co się zmienia

Efekty, które widać w pierwszym miesiącu

  • Zlecenie wpisujesz raz, resztę systemy przekazują sobie same
  • Faktura wychodzi w dniu dostawy, bo POD wraca z aplikacji, nie z auta
  • Zamknięcie miesiąca bez uzgadniania eksportów, bo dane są jedne
  • Błąd integracji widzisz w monitorze, zanim zauważy go klient
Z czym się łączy

Systemy, które łączyliśmy

Jeśli system ma API, podpinamy się bezpośrednio. Jeśli nie, pracujemy na eksportach, bazie danych albo plikach EDI.

SpeedinterLANFireupComarch ERPSAPenova365NavireoEDIFACTGS1Trans.euWebfleetKSeFimport wyciągów bankowych
Jak wdrażamy

Przepływ po przepływie

Zaczynamy od przepływu, który boli najbardziej. Zwykle to zlecenie → WZ → faktura. Kolejne dochodzą, gdy pierwszy działa.

01

Mapa przepływów i pól

Spisujemy, jakie dane przechodzą między systemami, kto je dziś przepisuje i gdzie powstają rozbieżności.
2 tygodnie
02

Pierwszy przepływ

Zlecenie → WZ → faktura działa na produkcji dla jednego oddziału albo grupy klientów. Monitor integracji od pierwszego dnia.
6–8 tygodni
03

Kolejne przepływy

Statusy z aut, dokumenty, rozliczenia przewoźników, EDI z dużymi klientami.
2–3 tygodnie każdy
04

Monitoring i przekazanie

Alerty, dokumentacja, szkolenie osoby, która będzie pilnować integracji po Twojej stronie.
2 tygodnie

Twoja firma pracuje na Excelu, mailach i systemie sprzed lat? Zbudujemy rozwiązanie, które to uporządkuje, i od razu dołożymy do niego AI.

Diagnozę masz, rozwiązanie zbudujemy my. Aplikacje webowe, portale B2B i automatyzacje dla firm bez rozbudowanego działu IT. Dziś system może sam czytać maile i dokumenty, podpowiadać decyzje i odpowiadać klientom, więc wbudowujemy to od pierwszej wersji, a nie jako dodatek za rok.

Zakres, cenę i terminy ustalamy z góry, postępy pokazujemy co tydzień, a kod i dane zostają Twoje.

  • zakres, cena i terminy z góry
  • postępy co tydzień
  • kod i dane Twoje
Opisz, na czym dziś pracujecie
FAQ

Częste pytania

Czy dostawca naszego TMS musi coś udostępnić?
Zwykle dokumentację API albo dostęp do bazy w trybie odczytu. Z większością polskich dostawców TMS już pracowaliśmy i wiemy, o co prosić.
Co, gdy jeden z systemów nie ma API?
Pracujemy na eksportach plików, bezpośrednim dostępie do bazy albo automatyzacji interfejsu. Wolniejsze, ale działa i też przechodzi przez monitor.
Czy trzeba wymienić ERP?
Nie. Integracja ma sens właśnie wtedy, gdy ERP zostaje. Jeśli w analizie wyjdzie, że ERP jest problemem, powiemy to wprost.
Co się dzieje, gdy jedno ogniwo padnie?
Komunikaty czekają w kolejce i przechodzą po wznowieniu. Nic nie ginie, a monitor pokazuje zaległość i czas jej nadrobienia.
Kto utrzymuje integrację?
Możemy my, w stałej miesięcznej kwocie, albo Twój informatyk po szkoleniu i z dokumentacją. Kod jest Twój.

Porozmawiajmy o Twoich systemach

Opowiesz, które dane przepisujecie ręcznie, my powiemy, od którego przepływu zacząć i ile to potrwa.

Napisz do nas
albo napisz na hello@udb.pl hello@udb.pl