Kaucja gwarancyjna (zatrzymanie)
Kaucja gwarancyjna to część wynagrodzenia zatrzymana przez zamawiającego jako zabezpieczenie usunięcia usterek w okresie rękojmi i gwarancji. Jej wysokość, sposób zatrzymania i terminy zwrotu wynikają z umowy, a nie z przepisu.
Mechanizm jest prosty. Z każdej faktury częściowej potrącana jest umówiona część kwoty i zostaje u zamawiającego. Po odbiorze końcowym zwykle wraca jedna część, reszta po upływie okresu rękojmi albo gwarancji. Zamiast gotówki umowa często dopuszcza gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, co zostawia pieniądze w firmie kosztem prowizji.
Generalny wykonawca stoi w tym łańcuchu po obu stronach: inwestor zatrzymuje kaucję jemu, on zatrzymuje ją podwykonawcom. Terminy w obu umowach rzadko się pokrywają, więc firma potrafi oddać kaucję podwykonawcy na długo przed odzyskaniem własnej. Osobno działa solidarna odpowiedzialność inwestora za zapłatę podwykonawcy, którą przewiduje Kodeks cywilny i której zapis o kaucji nie znosi.
Największa pułapka to termin zwrotu, o którym nikt nie pamięta. Kaucja nie ma własnej faktury ani przypomnienia w ERP. To kwota potrącona trzy lata temu, z umowy, której nikt już nie czyta. Podwykonawcy dopominają się sami, ale zatrzymania po stronie inwestora potrafią przeleżeć.
Po czym poznasz, że temat dotyczy Twojej firmy: nikt nie umie z marszu powiedzieć, ile pieniędzy jest zatrzymanych u inwestorów i ile Ty trzymasz cudzych, a rejestr kaucji istnieje jako arkusz prowadzony przez jedną osobę.