KSeF (Krajowy System e-Faktur)
KSeF to prowadzony przez Ministerstwo Finansów system, przez który przechodzą ustrukturyzowane faktury w formacie XML. Faktura wystawiona w KSeF dostaje numer identyfikujący i jest dostępna dla obu stron transakcji bez wysyłania PDF-a mailem.
Dla firmy oznacza to dwie zmiany. Po stronie sprzedaży faktura musi powstać w ustrukturyzowanym formacie i zostać wysłana do KSeF, zwykle bezpośrednio z systemu, w którym jest wystawiana. Po stronie zakupu faktury kosztowe da się pobierać z KSeF automatycznie, zamiast czekać, aż dostawca je wyśle, a ktoś przepisze je do systemu.
Ta druga strona jest ciekawsza operacyjnie. Skoro faktura zakupowa przychodzi jako dane, a nie jako PDF, można ją automatycznie dopasować do zamówienia i dostawy, a rozbieżność w cenie albo ilości pokazać osobie, która ją zatwierdza. Znika etap przepisywania i szukania, do którego zamówienia należy dany dokument.
KSeF nie zmusza do wymiany ERP. Zwykle wystarczy integracja: system firmy wysyła i pobiera dokumenty przez API KSeF, a reszta procesu zostaje tam, gdzie była. Kłopot pojawia się wtedy, gdy faktury powstają poza systemem, na przykład w arkuszu albo w osobnym programie do fakturowania.
Osobna sprawa to dokumenty, które w KSeF się nie znajdą: paragony, faktury od zagranicznych dostawców, noty, umowy. One dalej przychodzą mailem i skanem, więc firma potrzebuje jednego obiegu dokumentów dla obu strumieni, a nie dwóch równoległych.