EDI (elektroniczna wymiana dokumentów)
EDI to wymiana dokumentów handlowych między systemami dwóch firm w ustalonym z góry formacie: zamówienia, awiza dostawy, faktury. Dokument wychodzi z systemu jednej strony i wchodzi do systemu drugiej jako dane gotowe do przetworzenia, bez maila, PDF-a i przepisywania.
W polskiej hurtowni EDI pojawia się najczęściej dlatego, że sieć handlowa albo duży odbiorca stawia je jako warunek współpracy. Zamówienia przychodzą wtedy komunikatem, a potwierdzenie wysyłki i faktura muszą wrócić tym samym kanałem, w terminie zapisanym w umowie.
Technicznie dostawca ma dwie drogi. Albo podpina się do operatora EDI, który tłumaczy komunikaty i utrzymuje połączenie z odbiorcą (w Polsce działają m.in. Comarch EDI, Edison i Infinite), albo wymienia pliki bezpośrednio przez AS2 lub SFTP, jeśli odbiorca na to pozwala. Format komunikatów to zwykle EDIFACT, czasem XML narzucony przez odbiorcę.
Najwięcej pracy kosztuje nie samo połączenie, tylko mapowanie danych. Indeksy własne trzeba powiązać z numerami GTIN, punkty dostaw z numerami GLN, a jednostki miary i opakowania zbiorcze ustawić tak, jak rozumie je odbiorca. Rozjazd w którejkolwiek z tych rzeczy kończy się odrzuconym komunikatem albo notą obciążeniową.
Po czym poznasz, że temat dotyczy Twojej firmy: zamówienia od sieci ktoś przepisuje z portalu odbiorcy do ERP, awizo wysyłki powstaje w Excelu, a o błędzie w komunikacie dowiadujesz się dopiero z reklamacji. Działające EDI pokazuje odrzucenie tego samego dnia, w którym komunikat wyszedł.