API (interfejs programistyczny)
API to ustalony sposób, w jaki jeden program pyta drugi o dane albo zleca mu wykonanie operacji. Dzięki temu systemy wymieniają się informacjami same, w umówionym formacie, zamiast czekać, aż ktoś wyeksportuje plik i wgra go ręcznie.
Dla firmy API widać po skutkach, nie po kodzie. Sklep wysyła zamówienie do ERP i dostaje z powrotem numer dokumentu, WMS odsyła stany magazynowe, system kurierski przyjmuje zlecenie i zwraca numer listu przewozowego, a faktura idzie do KSeF prosto z programu, w którym powstała. Comarch ERP XL, enova365, SAP Business One, BaseLinker, InPost i większość nowszych systemów mają API opisane dokumentacją.
Kłopot zaczyna się tam, gdzie API nie ma albo obejmuje ono tylko część danych, a w polskich firmach zdarza się to często: starsze ERP-y, programy branżowe kupione lata temu, wersje, których producent już nie rozwija. Zostaje wtedy praca na eksportach: plik CSV albo XML odkładany o stałej porze na serwer FTP, czasem odczyt wprost z bazy danych, a zapis przez oficjalny import dostawcy, bo pisanie do cudzej bazy zwykle kończy się utratą wsparcia.
Niezależnie od sposobu połączenia potrzebne są dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć przy wycenie. Kolejka z ponawianiem, bo druga strona bywa wyłączona, przeciążona albo ma limit zapytań na minutę, a dokument musi dojść później, zamiast zniknąć. Oraz monitorowanie błędów z powiadomieniem do konkretnej osoby: integracja, która psuje się po cichu, wychodzi dopiero przy zamknięciu miesiąca.
Po czym poznasz, że temat dotyczy Twojej firmy: ta sama informacja wpisywana jest w dwóch miejscach, ktoś rano pobiera raport z jednego systemu i wkleja go do arkusza dla drugiego, a pytanie „który stan jest prawdziwy” pada regularnie.