Migracja danych
Migracja danych to przeniesienie kartotek, dokumentów i historii ze starego systemu do nowego. Trudne jest w niej nie kopiowanie, tylko decyzje: co przenieść, jak przeliczyć i po czym rozpoznać, że wynik się zgadza.
Migracja idzie etapami. Najpierw dane słownikowe: kontrahenci, indeksy, cenniki, warunki handlowe. Potem sprawy otwarte: niezrealizowane zamówienia, salda rozrachunków, stany magazynowe na dzień przełączenia. Historia na końcu albo wcale. Każdy etap przechodzi najpierw jako migracja próbna na kopii, zwykle kilka razy, aż liczby po obu stronach się schodzą.
Przez pewien czas stary i nowy system pracują równolegle i to jest moment, w którym wdrożenia się sypią. Trzeba z góry ustalić, co od kiedy powstaje w nowym systemie, a co dokończy się w starym, i wyznaczyć osobę, która tego pilnuje. Im dłużej trwa dwutorowość, tym więcej ludzi wraca do narzędzia, które znają.
Dane historyczne nie muszą wejść w całości. Często wystarczy zamrożona kopia starego systemu tylko do odczytu albo eksport do plików, a do nowego trafiają dokumenty z ostatnich okresów. Granice wyznaczają z jednej strony obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej, z drugiej RODO, które każe usunąć dane osobowe, na których trzymanie nie ma już podstawy.
Po migracji potrzebna jest kontrola zgodności, opisana jeszcze przed startem: liczba kartotek, salda rozrachunków, wartość i ilości magazynu, sumy obrotów na tę samą datę w starym i nowym systemie. Po czym poznasz ryzyko: nikt w firmie nie potrafi powiedzieć, ile kontrahentów albo indeksów powinno być po przeniesieniu.